고객사를 조직으로 두는 MSP 청구
여러 고객사의 시스템을 대신 운영하는 사업자는 WhaTap에서 청구서를 한 장 받아 고객사별로 나누어 재청구합니다. 이 가이드는 그 구조를 조직과 그룹으로 설계하고, 매달 고객사별 금액을 뽑아내는 방법을 정리합니다.
- 여러 고객사의 모니터링을 대행하는 MSP 사업자
- 총판이나 SI 운영사처럼 고객 계약을 자기 이름으로 맺는 파트너
- 사내 여러 사업부의 인프라 비용을 부서별로 배부해야 하는 공통 운영 부서
구조 고르기
WhaTap 계층은 조직과 그룹 두 단뿐입니다. 고객사를 어디에 두느냐에 따라 고객사 아래에 분류 계층이 남는지가 달라집니다.
| 비교 항목 | 고객사 = 그룹 | 고객사 = 조직 |
|---|---|---|
| 조직이 뜻하는 것 | MSP의 사업부 | 고객사 |
| 맞는 고객사 수 | 수십에서 수천 | 열 곳 안팎 |
| 고객사 아래 분류 | 프로젝트만 | 그룹 한 단이 더 남음 |
| 고객사 사이를 오갈 때 | 같은 화면에서 바로 이동 | 조직을 전환. 모니터링 화면이 다시 로딩됨 |
| 고객사가 늘면 | 그룹만 늘어남 | 조직이 늘어남 |
| 고객사별 합계가 보이는 기준 | 그룹 기준 | 조직 기준 |
고객사가 많고 담당자가 여러 고객사를 오가며 본다면 고객사를 그룹에 두세요. 조직 수가 사업부만큼만 유지되고 화면 전환이 일어나지 않습니다.
고객사가 적고 고객사마다 운영계와 검증계처럼 내부를 다시 나눠야 한다면 고객사를 조직에 두세요. 고객사 아래에 그룹 한 단이 남습니다.
조직 전환은 청구 화면만의 이야기가 아닙니다. 조직을 바꾸면 그 아래 그룹과 프로젝트 목록을 다시 불러오므로, 평소 모니터링 화면에서도 고객사를 옮길 때마다 전환이 일어납니다. 담당자 한 명이 하루에 여러 고객사를 오간다면 이 대기가 매일 반복됩니다.
다른 구성은 고객사를 그룹으로 두는 MSP 청구를 참조하세요.
사전 준비
결제 정보를 먼저 등록하세요. 결제 정보가 없는 계정은 결제 담당자로 지정하는 토글 자체가 막힙니다. 구조를 다 만들어 놓고 마지막에 막히는 일을 피할 수 있습니다.
요금 산정 단위와 청구 단위
구조를 설계하기 전에 두 가지를 구분해야 합니다.
| 구분 | 단위 | 뜻 |
|---|---|---|
| 요금 산정 | 프로젝트, 상품 | 무엇을 얼마나 썼는가 |
| 청구 | 계정 | 누구에게 청구서를 보내는가 |
WhaTap은 프로젝트와 상품 단위로만 요금을 산정합니다. 조직과 그룹은 요금을 만들어내는 단위가 아니라 결제 담당자를 지정하는 자리입니다. 조직이나 그룹으로 본 금액은 그 아래 프로젝트별로 산정한 금액을 합한 값입니다.
그래서 조직과 그룹을 어떻게 나누든 총액은 달라지지 않습니다. 달라지는 것은 그 금액을 어떤 단위로 묶어 볼 수 있는가입니다. 고객사별 재청구가 목적이라면 고객사를 한 단위로 묶어 볼 수 있게 만들면 됩니다.
계층 구조
계층을 이렇게 잡으세요.
MSP 사업자는 계정입니다. 조직이나 그룹이 아닙니다. 청구서를 받는 주체는 계정 하나이고, 그 아래에서 고객사를 조직으로 나눕니다.
조직이 고객사입니다. 고객사를 조직에 두면 과금과 권한을 고객사 단위로 한 번에 묶을 수 있습니다.
그룹은 고객사 안의 환경이나 시스템입니다. 운영과 검증, AWS와 Azure처럼 고객사가 자기 안에서 나누어 보는 축입니다. 고객사가 환경별 내역을 요구할 때 그대로 꺼내 줄 수 있습니다.
이 배치의 이점이 셋 있습니다.
청구서에 고객사별 합계가 한 줄씩 나옵니다. 조직 기준 보기가 그대로 고객사 목록이 됩니다. 조직을 만들지 않은 계정에는 조직 기준이 아예 나타나지 않습니다.
결제 담당자를 고객사마다 한 번만 지정하면 됩니다. 결제 담당자는 프로젝트에서 시작해 그룹, 조직 순으로 위로 올라가며 찾습니다. 조직에 지정해 두면 그 아래 그룹과 프로젝트는 따로 지정하지 않아도 상속받습니다. 고객사의 환경이 늘어도 손이 가지 않습니다.
가장 가까운 계층에 지정한 담당자를 씁니다. 프로젝트에 지정한 담당자가 있으면 그룹과 조직은 보지 않습니다.
고객사가 직접 결제하는 예외를 덮어쓰기로 처리할 수 있습니다. 특정 고객사만 자기가 결제한다면 그 조직의 담당자를 고객사 계정으로 지정하세요. 나머지는 MSP 계정 그대로 둡니다.
이 구조의 한계
고객사를 옮길 때마다 조직을 전환해야 합니다. 화면은 지금 고른 조직 아래의 그룹과 프로젝트만 보여주고, 조직을 바꾸면 그 목록을 다시 불러옵니다. 청구 화면만이 아니라 평소 모니터링 화면에서도 같은 전환이 일어납니다. 담당자 한 명이 하루에 여러 고객사를 오간다면 그만큼 대기 시간이 늘어납니다.
고객사가 늘면 조직도 같이 늘어납니다. 관리할 조직 수가 고객사 수에 비례해 커지므로, 고객사가 수십 곳을 넘어가면 이 구조로는 감당하기 어렵습니다. 그때는 고객사를 그룹으로 두는 구성으로 옮기세요.
한 프로젝트는 한 그룹에만 속합니다. 그래서 고객사별 금액을 더할 때 중복 합산이 생기지 않고, 각 줄의 합이 총 청구금액과 정확히 일치합니다.
① 고객사마다 조직 만들기
- 홈 화면 오른쪽 위의 프로필 아이콘을 선택한 다음 조직 관리 메뉴를 선택하세요
- 고객사 하나에 조직 하나를 만듭니다
- 조직 이름을 고객사 명칭으로 짓습니다
조직 이름은 청구 내역에 그대로 나옵니다. 재청구 자료를 만들 때 이름을 다시 매핑하지 않아도 되도록, 계약서나 사내 회계 시스템에서 쓰는 고객사 명칭과 맞추세요.
상세: 조직 관리
② 환경과 시스템으로 그룹 나누기
고객사 조직 아래에 그룹을 만들어 환경이나 시스템을 나눕니다.
- 환경으로 나누기: 운영, 검증, 개발
- 인프라로 나누기: AWS, Azure, 온프레미스
- 서비스로 나누기: 커머스, 정산, 백오피스
고객사가 자기 비용을 어떤 축으로 보고 싶어 하는지에 맞추면 됩니다. 고객사가 세부 내역을 요구하지 않는다면 그룹을 하나만 두어도 됩니다.
프로젝트는 그 그룹 아래에 둡니다.
상세: 그룹 관리
③ 결제 담당자 지정
멤버 목록 화면에서 결제 담당자로 지정할 멤버의 권한을 연 다음 결제 권한을 켜세요. 이 계정이 그 조직 아래 모든 요금을 청구받습니다.
모든 고객사 조직에 같은 MSP 계정을 지정하면 청구서가 한 장으로 모입니다. 고객사가 직접 결제하는 경우에만 그 조직에서 고객사 계정을 지정하세요.
결제 담당자를 바꾸려면 승인 절차를 거칩니다. 청구받을 계정이 실수로 사라지는 일을 막기 위한 장치입니다. 절차는 결제 권한 이양하기를 참조하세요.
담당자는 매월 1일 새벽 확정됩니다. 청구 데이터를 만들 때의 담당자가 그달 청구서에 기록되므로, 월 중간에 담당자를 바꾸어도 그달 청구서는 바뀌지 않습니다. 다음 달 청구서부터 반영합니다.
④ 월중에 고객사별 금액 확인하기
홈 화면 오른쪽 위의 프로필 아이콘을 선택한 다음 이용내역 메뉴를 선택하세요. 왼쪽 메뉴에서 청구서 미리보기를 선택하세요. 이번 달 1일부터 조회하는 시점까지 집계한 금액입니다.
청구 내역 표 위에서 조직 버튼을 클릭하면 고객사별 합계가 한 줄씩 나옵니다. 각 줄에는 포함한 프로젝트 수와 금액이 함께 나타납니다.
행을 펼치면 그 고객사의 프로젝트와 상품별 상세 내역이 나옵니다. 그룹 기준으로 바꾸면 환경별 합계를 봅니다. 어느 기준으로 보더라도 각 줄의 합은 총 청구금액과 같습니다.
월중 금액은 아직 확정되지 않은 값입니다. 고객사에 보내는 청구서는 다음 달 확정본으로 만드세요.
상세: 청구서 미리보기
⑤ 월말 재청구 자료 만들기
달이 끝나면 왼쪽 메뉴에서 청구 및 납부 내역를 선택하세요. 그달의 확정 금액을 확인할 수 있습니다. 사용금액에 부가세를 더한 값과 미납금액을 합한 것이 총 청구금액입니다.
월별 목록에서 CSV를 내려받는 기능은 준비 중입니다. 지금은 청구서 미리보기에서 이번 달 내역을 CSV로 받아 조직 컬럼으로 집계할 수 있습니다. 확정 금액은 이 화면에서 확인하세요.
상세: 청구 및 납부 내역
⑥ 미분류 프로젝트 관리하기
조직이나 그룹에 넣지 않은 프로젝트는 어느 고객사 청구에도 들어가지 않습니다. 청구 내역에서는 미분류로 따로 묶어 보여주고, 요금은 그 프로젝트의 결제 담당자에게 개별 청구합니다.
새 프로젝트를 만들 때 그룹 배정을 빠뜨리면 그 비용을 고객사에 청구하지 못하고 MSP가 그대로 떠안습니다. 금액이 맞지 않는 원인 중 가장 흔한 것입니다.
프로젝트를 만드는 절차에 그룹 배정을 마지막 단계로 고정하세요. 매달 청구서를 확인할 때 미분류 줄이 비어 있는지 먼저 보는 것도 좋은 습관입니다.
결과 확인
- 고객사마다 조직이 하나씩 있고, 조직 이름이 계약서·회계 시스템의 고객사 명칭과 일치한다
- 각 조직 아래에 환경이나 시스템 단위로 그룹이 나뉘어 있다
- 모든 조직에 결제 담당자가 지정되어 있고, 직접 결제하는 고객사만 예외로 두었다
- 모든 프로젝트가 어느 한 그룹에 속해 있고 미분류가 비어 있다
- 월말에 고객사별 금액을 한 번의 조회로 얻고, 사내 회계 시스템에 그대로 옮길 수 있다
구조를 한 번 만들어 두면 고객사가 늘어도 정산 방식은 바뀌지 않습니다. 조직을 하나 더 만들고 그 아래에 그룹과 프로젝트를 넣는 것으로 끝납니다.
다음 단계
- 권한 종류 전체 보기 → 멤버 권한
- 여러 계층의 멤버를 한 화면에서 관리 → 통합 관리
- 고객사를 그룹으로 두는 구성 → 고객사를 그룹으로 두는 MSP 청구