고객사를 그룹으로 두는 MSP 청구
여러 고객사의 시스템을 대신 운영하는 사업자는 WhaTap에서 청구서를 한 장 받아 고객사별로 나누어 재청구합니다. 이 가이드는 조직을 사업부로, 그룹을 고객사로 두는 구조를 정리합니다.
고객사가 수십에서 수천 규모라면 이 구조를 쓰세요. 고객사가 늘어도 조직 수는 사업부 수만큼만 유지되고, 담당자가 고객사를 옮겨 볼 때 화면을 다시 불러오지 않습니다.
- 다수의 고객사 환경을 대행 운영하는 MSP 사업자
- 총판이나 SI 운영사처럼 고객 계약을 자기 이름으로 맺는 파트너
- 사내 여러 사업부가 각자 담당 고객을 나누어 맡는 조직
구조 고르기
WhaTap 계층은 조직과 그룹 두 단뿐입니다. 고객사를 어디에 두느냐에 따라 고객사 아래에 분류 계층이 남는지가 달라집니다.
| 비교 항목 | 고객사 = 그룹 | 고객사 = 조직 |
|---|---|---|
| 조직이 뜻하는 것 | MSP의 사업부 | 고객사 |
| 맞는 고객사 수 | 수십에서 수천 | 열 곳 안팎 |
| 고객사 아래 분류 | 프로젝트만 | 그룹 한 단이 더 남음 |
| 고객사 사이를 오갈 때 | 같은 화면에서 바로 이동 | 조직을 전환. 모니터링 화면이 다시 로딩됨 |
| 고객사가 늘면 | 그룹만 늘어남 | 조직이 늘어남 |
| 고객사별 합계가 보이는 기준 | 그룹 기준 | 조직 기준 |
고객사가 많고 담당자가 여러 고객사를 오가며 본다면 고객사를 그룹에 두세요. 조직 수가 사업부만큼만 유지되고 화면 전환이 일어나지 않습니다.
고객사가 적고 고객사마다 운영계와 검증계처럼 내부를 다시 나눠야 한다면 고객사를 조직에 두세요. 고객사 아래에 그룹 한 단이 남습니다.
조직 전환은 청구 화면만의 이야기가 아닙니다. 조직을 바꾸면 그 아래 그룹과 프로젝트 목록을 다시 불러오므로, 평소 모니터링 화면에서도 고객사를 옮길 때마다 전환이 일어납니다. 담당자 한 명이 하루에 여러 고객사를 오간다면 이 대기가 매일 반복됩니다.
다른 구성은 고객사를 조직으로 두는 MSP 청구를 참조하세요.
사전 준비
결제 정보를 먼저 등록하세요. 결제 정보가 없는 계정은 결제 담당자로 지정하는 토글 자체가 막힙니다. 구조를 다 만들어 놓고 마지막에 막히는 일을 피할 수 있습니다.
요금 산정 단위와 청구 단위
구조를 설계하기 전에 두 가지를 구분해야 합니다.
| 구분 | 단위 | 뜻 |
|---|---|---|
| 요금 산정 | 프로젝트, 상품 | 무엇을 얼마나 썼는가 |
| 청구 | 계정 | 누구에게 청구서를 보내는가 |
WhaTap은 프로젝트와 상품 단위로만 요금을 산정합니다. 조직과 그룹은 요금을 만들어내는 단위가 아니라 결제 담당자를 지정하는 자리입니다. 조직이나 그룹으로 본 금액은 그 아래 프로젝트별로 산정한 금액을 합한 값입니다.
그래서 조직과 그룹을 어떻게 나누든 총액은 달라지지 않습니다. 달라지는 것은 그 금액을 어떤 단위로 묶어 볼 수 있는가입니다.
계층 구조
계층을 이렇게 잡으세요.
MSP 사업자는 계정입니다. 조직이나 그룹이 아닙니다. 청구서를 받는 주체는 계정 하나입니다.
조직은 사업부입니다. 공공사업부, 금융사업부처럼 MSP 내부의 담당 조직 단위로 만듭니다. 사업부 구분이 없다면 조직 하나면 됩니다.
그룹이 고객사입니다. 각 사업부가 담당하는 고객사마다 그룹을 하나씩 만듭니다.
프로젝트는 고객사의 시스템이나 환경입니다. 운영계와 개발계, 온프레미스와 클라우드, 서버와 데이터베이스처럼 나눕니다.
이 구조의 이점
고객사가 늘어도 조직 수는 늘지 않습니다. 조직은 사업부 수만큼만 있으면 됩니다. 관리 부담이 고객사 수에 비례해 커지지 않습니다.
화면 전환 없이 담당 고객사를 옮겨 볼 수 있습니다. 화면은 지금 고른 조직 아래의 그룹과 프로젝트만 보여주고, 조직을 바꾸면 그 목록을 다시 불러옵니다. 한 사업부 안에 담당 고객사가 모두 들어 있으면 그 전환이 일어나지 않습니다.
고객사 사용자를 그룹 멤버로 초대하면 그 고객사의 모든 프로젝트에 같은 권한을 한 번에 적용합니다. 프로젝트마다 따로 초대하지 않아도 됩니다.
계약 주체와 관리 단위가 일치합니다. 계약은 고객사와 맺고 관리도 고객사(그룹) 단위로 하므로, 계약 내용과 실사용량을 그대로 견줄 수 있습니다.
계층 구성 제약
계층은 조직과 그룹까지 두 단입니다. 그룹 아래에 다시 그룹을 두는 형태는 지원하지 않습니다. 고객사 아래에 더 나눌 것이 있으면 프로젝트 단위로 나눕니다.
한 프로젝트는 한 그룹에만 속합니다. 같은 프로젝트를 여러 고객사에 동시에 둘 수 없습니다. 덕분에 고객사별 금액을 더할 때 중복 합산이 생기지 않고, 각 줄의 합이 총 청구금액과 정확히 일치합니다.
화면은 지금 고른 조직 아래만 보여줍니다. 그 조직에 속한 그룹과 프로젝트만 목록에 나타납니다.
만드는 순서는 조직, 그룹, 프로젝트입니다.
① 사업부마다 조직 만들기
- 홈 화면 오른쪽 위의 프로필 아이콘을 선택한 다음 조직 관리 메뉴를 선택하세요
- 사업부나 담당 조직 단위로 조직을 만듭니다
- 조직 멤버에 그 사업부의 관리자를 초대합니다
사업부 구분이 없다면 조직 하나로 충분합니다. 조직을 고객사 수만큼 만들지 마세요. 고객사를 옮겨 볼 때마다 조직을 바꿔야 하고 그때마다 목록을 다시 불러옵니다.
상세: 조직 관리
② 고객사마다 그룹 만들기
담당 사업부 조직 아래에 고객사 하나당 그룹 하나를 만듭니다.
그룹 이름은 청구 내역에 그대로 나옵니다. 재청구 자료를 만들 때 이름을 다시 매핑하지 않아도 되도록, 계약서나 사내 회계 시스템에서 쓰는 고객사 명칭과 맞추세요.
프로젝트는 그 그룹 아래에 고객사의 시스템이나 환경별로 만듭니다.
- 환경으로 나누기: 운영계, 개발계
- 인프라로 나누기: 온프레미스, 클라우드
- 대상으로 나누기: 애플리케이션, 데이터베이스, 쿠버네티스
상세: 그룹 관리
③ 결제 담당자 지정
멤버 목록 화면에서 결제 담당자로 지정할 멤버의 권한을 연 다음 결제 권한을 켜세요.
결제 권한에는 규칙이 셋 있습니다.
- 단위마다 한 명씩입니다. 조직, 그룹, 프로젝트 각각에 한 명만 가질 수 있고 반드시 한 명이 있어야 합니다
- 다른 멤버에게 넘기면 기존 담당자의 권한은 자동으로 풀립니다. 넘기는 과정에서 인증 메일을 보냅니다
- 청구는 프로젝트, 그룹, 조직 순으로 찾아 올라갑니다. 아래에 담당자가 없으면 위에서 찾습니다
가장 가까운 계층에 지정한 담당자를 씁니다. 그래서 사업부 조직에 한 번만 지정해 두면 그 아래 모든 고객사가 상속받습니다. 고객사가 직접 결제하는 예외만 그 그룹에서 따로 지정하세요.
절차는 결제 권한 이양하기를 참조하세요.
담당자는 매월 1일 새벽 확정됩니다. 청구 데이터를 만들 때의 담당자가 그달 청구서에 기록되므로, 월 중간에 담당자를 바꾸어도 그달 청구서는 바뀌지 않습니다. 다음 달 청구서부터 반영합니다.
④ 고객사와 MSP의 권한 나누기
같은 계정 안에 여러 고객사가 있으므로 고객사끼리 서로의 데이터가 보이지 않게 하는 것이 중요합니다.
| 계층 | 대상 | 부여 권한 |
|---|---|---|
| 조직 | 사업부 관리자 | 결제 권한을 포함한 전체 권한 |
| 그룹 | 고객 관리자(MSP) | 결제 제외. 조회, 수정, 멤버 관리 |
| 그룹 | 실제 운영자(MSP) | 결제 제외. 조회, 수정 |
| 그룹 | 고객사 사용자 | 결제 제외. 조회, 수정 |
| 프로젝트 | 특정 시스템만 보는 사용자 | 결제 제외. 프로젝트별 개 별 부여 |
실제 운영자와 고객사 사용자는 그룹 이하에만 초대하세요. 조직에 초대하면 그 조직 아래 모든 고객사를 볼 수 있습니다. 다른 고객사의 데이터가 여기서 노출됩니다.
MSP 내부 인력이 여러 고객사를 함께 담당한다면 그 인력만 조직에 두는 방식도 씁니다. 다만 조직에 둔 사람은 그 사업부의 모든 고객사를 보므로, 사내 보안 규정에 맞춰 초대 범위를 좁히세요.
계층별 권한은 상위 계층에서 상속받아 기본값을 정합니다. 그룹이나 프로젝트마다 상속, 허용, 비허용 중에서 다시 고를 수 있습니다.
⑤ 월중에 고객사별 금액 확인하기
홈 화면 오른쪽 위의 프로필 아이콘을 선택한 다음 이용내역 메뉴를 선택하세요. 왼쪽 메뉴에서 청구서 미리보기를 선택하세요. 이번 달 1일부터 조회하는 시점까지 집계한 금액입니다.
청구 내역 표 위에서 그룹 버튼을 클릭하면 고객사별 합계가 한 줄씩 나옵니다. 각 줄에는 포함한 프로젝트 수와 금액이 함께 나타납니다.
행을 펼치면 그 고객사의 프로젝트와 상품별 상세 내역이 나옵니다. 어느 기준으로 보더라도 각 줄의 합은 총 청구금액과 같습니다.
월중 금액은 아직 확정되지 않은 값입니다. 고객사에 보내는 청구서는 다음 달 확정본으 로 만드세요.
상세: 청구서 미리보기
⑥ 월말 재청구 자료 만들기
달이 끝나면 왼쪽 메뉴에서 청구 및 납부 내역를 선택하세요. 그달의 확정 금액을 확인할 수 있습니다. 사용금액에 부가세를 더한 값과 미납금액을 합한 것이 총 청구금액입니다.
월별 목록에서 CSV를 내려받는 기능은 준비 중입니다. 지금은 청구서 미리보기에서 이번 달 내역을 CSV로 받아 그룹 컬럼으로 집계할 수 있습니다. 확정 금액은 이 화면에서 확인하세요.
상세: 청구 및 납부 내역
⑦ 미분류 프로젝트 관리하기
그룹에 넣지 않은 프로젝트는 어느 고객사 청구에도 들어가지 않습니다. 청구 내역에서는 미분류로 따로 묶어 보여주고, 요금은 그 프로젝트의 결제 담당자에게 개별 청구합니다.
새 프로젝트를 만들 때 그룹 배정을 빠뜨리면 그 비용을 고객사에 청구하지 못하고 MSP가 그대로 떠안습니다. 금액이 맞지 않는 원인 중 가장 흔한 것입니다.
프로젝트를 만드는 절차에 그룹 배정을 마지막 단계로 고정하세요. 매달 청구서를 확인 할 때 미분류 줄이 비어 있는지 먼저 보는 것도 좋은 습관입니다.
결과 확인
- 조직이 사업부 수만큼만 있고, 고객사 수만큼 늘지 않는다
- 고객사마다 그룹이 하나씩 있고, 그룹 이름이 계약서·회계 시스템의 고객사 명칭과 일치한다
- 각 그룹 아래에 시스템이나 환경 단위로 프로젝트가 나뉘어 있다
- 사업부 조직에 결제 담당자가 지정되어 있고, 직접 결제하는 고객사만 예외로 두었다
- 고객사 사용자가 그룹 이하에만 초대되어 다른 고객사의 데이터를 볼 수 없다
- 모든 프로젝트가 어느 한 그룹에 속해 있고 미분류가 비어 있다
구조를 한 번 만들어 두면 고객사가 늘어도 정산 방식은 바뀌지 않습니다. 그룹을 하나 더 만들고 그 아래에 프로젝트를 넣는 것으로 끝납니다.
다음 단계
- 권한 종류 전체 보기 → 멤버 권한
- 여러 계층의 멤버를 한 화면에서 관리 → 통합 관리
- 고객사를 조직으로 두는 구성 → 고객사를 조직으로 두는 MSP 청구